Antroji dalis. VERSLO ĮMONĖS IR JŲ VALDYMAs

2.5 ĮMONĖS APSKAITA

 2.5.1. BENDROJI APSKAITA

2.5.1.4. Kompiuterizuotos apskaitos ir valdymo informacinių sistemų ypatumai

Apskaita buvo viena iš pirmųjų kompiuterizuotų verslo sričių, nes apskaita lengvai kompiuterizuojama. Apskaitos funkcijos paprastai apima greitą didelio duomenų kiekio apdorojimą ir saugojimą, tačiau reikalauja didelio tikslumo. Kadangi visa tai atlieka kompiuteriai, kompiuterizavimas apskaitos srityje turi didelę reikšmę. Dažnai pasikartojančios operacijos, pavyzdžiui kaip ūkinių operacijų perkėlimas į sąskaitas, užima nemažai laiko ir yra intensyvus darbas. Šiuolaikinių kompiuterinių apskaitos sistemų sąsaja (interfeisas) yra palyginti paprasta ir suprantama, todėl sistemomis gali naudotis tiesioginiai vartotojai (buhalteriai, sandėlininkai), neturintys specialios informatiko kvalifikacijos. 

Kompiuterinės ir rankinės apskaitos registrai atlieka tas pačias pirminių duomenų grupavimo, kaupimo ir informacijos saugojimo (laikymo) funkcijas. Naudojant kompiuterius iš esmės pasikeičia informacijos dorojimo technologija ir apskaitos registrų forma. Visus rankinius apskaitos įrašus, grupavimą, skaičiavimus bei tikrinimus pakeičia kompiuteriu atliekami darbai. Kompiuteriai apskaitoje atlieka svarbias technines funkcijas, tačiau negali visiškai pakeisti įmonės darbuotojų pirminės (pradinės) informacijos parengimo, jo įrašymo į kompiuterines laikmenas, rezultatinės informacijos panaudojimo valdymo sprendimams priimti ir kitose srityse (7, p. 141).

LR buhalterinės apskaitos įstatymas teigia: apskaitos sistema, tai ūkio subjekto taikomų apskaitos metodų visuma. Apskaitos sistema apima eilę apskaitos proceso žingsnių, nuo ūkinių operacijų analizės iki finansinės atskaitomybės rengimo ir sąskaitų uždarymo (1, p. 142); ji surenka duomenis iš visų verslo dalių ir tinkama forma rezultatus pateikia administracijai (1, p. 233); apskaitos sistema susideda iš administracijos nustatytų metodų, kurie padeda nustatyti, surinkti, analizuoti, klasifikuoti ir pranešti įmonės ūkines operacijas, bei užtikrinti, kad būtų pasiekti vidaus kontrolės tikslai (1, p. 280). 

Vis daugiau ir daugiau įmonių naudoja kompiuterinės apskaitos programas darbo efektyvumui pagerinti. Kai kurie autoriai nurodo, jog norint įvertinti buhalterinę kompiuterizuotos apskaitos sistemą, tenka praeiti tris pagrindines stadijas: problemos studijavimą; sistemos projektavimą; sistemos realizaciją (8, p. 93).  Pirmosios stadijos tikslas – parodyti, kaip svarbu įvertinti egzistuojančios kompiuterizuotos apskaitos efektyvumą, nustatyti kokią tiksliai nori gauti informaciją vidiniai ir išoriniai vartotojai, nustatyti įmonėje vartojamos informacijos šaltinius, pasirinkti veiksmų seką, kaip šią informaciją pateikti patogia, suprantama ir tinkama tolimesniam vartojimui ir analizei forma. Antroje stadijoje formuluojami reikalavimai (techninė užduotis) kompiuterizuotos apskaitos sistemai. Projektuojant kompiuterinę sistemą, turi būti atsižvelgta į šiuos pagrindinius principus (8, p. 94):

  1. naudos ir išlaidų palyginimo principas,
  2. duomenų kontrolės ir saugumo principas,
  3. suderinamumo principas,
  4. lankstumo principas.

Analizuojant kompiuterinei apskaitos sistemai keliamus reikalavimus, daugiausia remtasi doc. dr. Č. Ratkevičiaus pateiktais reikalavimais (10, p. 6), kurie sąlyginai sugrupuoti į tris grupes:

  1. bendrieji reikalavimai programinei įrangai;
  2. funkciniai reikalavimai;
  3. techniniai reikalavimai (kompiuteriams ir operacinei sistemai).

Žemiau aptariami bendrieji reikalavimai.

  1. Modulinė struktūra

Dauguma apskaitos programų paketų turi modulinę struktūrą, tuo tarpu kiti yra labiau integruoti ir tik atskirų dalių panaudojimas tampa problematišku (9, p.7). Visos standartinės programos atlieka pagrindines buhalterines funkcijas (8, p. 95): galima gauti įvairias finansines ataskaitas, tvarkyti pirkimų, pardavimų bei atsargų apskaitą, pildyti bei spausdinti mokėjimo dokumentus. Pasak doc.dr. Č.Ratkevičiaus, pradinis sistemos pasirinkimo taškas yra apsisprendimas dėl kompiuterizavimo apimties. Jei norime kompiuterizuoti ne visus apskaitos barus, reikia išsiaiškinti, ar siūloma sistema gali dirbti atskiromis dalimis. Analizuojant modulinę kompiuterizuotos apskaitos sistemos struktūrą, reikėtų išskirti tokius reikalavimus kaip funkcinių modulių įvairovė, modulių integruotumas, išorinių sistemų prisijungimo bei kelių įmonių apskaitos galimybė (10, p. 6).

Funkcinių modulių įvairovė.Šiuolaikinės sistemos ne tik kompiuterizuoja apskaitą, bet ir apima kitas valdymo funkcijas. Nagrinėjant siūlomos sistemos modulių sąrašą, patartina atkreipti dėmesį, ar jame yra prognozavimo, modeliavimo ir kiti moduliai, suteikiantys galimybę numatyti, kokia bus įmonės finansinė padėtis ateityje, o ne tik žinoti ankstesnę ir dabartinę padėtį (10, p. 6).

Modulių integruotumas.Kadvartotojas naudodamas apskaitos programą išvengtų  dubliuoti duomenų įvedimo,  tai visi moduliai turi būti integruoti (jie turi naudoti bendrą duomenų bazę).

Išorinių sistemų prijungimo galimybė (išplėtimo galimybė). Pasirenkant  programinės įrangos modelius, numatant organizacijos perspektyvą, būtina įsitikinti, kad pradėjus naują veiklą , bus galimybė išplėsti turimą kompiuterinę apskaitos sistemą, o nereikės ieškoti naujos. Pavyzdžiui, įmonei, prekiaujančiai buitine technika ir ateityje planuojančiai atlikinėti savo prekiaujamos technikos garantinį ir pogarantinį aptarnavimą, patartina išsiaiškinti, ar kompiuterinė apskaitos sistema turi paslaugų valdymo modulį. Jei pasirinktame programinės įrangos modulyje numatyta ši galimybė, jį pirkti iš karto nebūtina. Skirtingų sistemų kai kurių modelių sujungimas kartais yra gana sudėtingas. To negalima pasakyti apie ilgalaikio turto ir darbo užmokesčio apskaitos modulius, kurių ryšys su likusia apskaitos sistemos dalimi yra pakankamai paprastas. Šiuo metu Lietuvoje net pastebima tendencija kartu su užsieninėmis sistemomis naudoti vietinių programuotojų sukurtą darbo užmokesčio apskaitos modulį, iš kurio apyskaitos laikotarpio pabaigoje suminiai duomenys perkeliami į Didžiąją knygą(10, p. 6).

Kelių įmonių apskaitos galimybė.Jei įmonę sudaro keli savarankiški ūkiskaitiniai padaliniai, reikia išsiaiškinti, ar sistema galima vienu metu vesti kelių įmonių apskaitą. Galima atlikti kelias sistemos instaliacijas kiekvienam padaliniui, tačiau šiuo atveju bus neracionaliai išnaudojami kompiuteriniai resursai. Kai kurios sistemos sudaro galimybę gauti apibendrintą balansą, pelno-nuostolių ir kitas ataskaitas kelių įmonių duomenų pagrindu. Tokiose sistemose bendrų failų (pvz., valiutų kursų) naudojimas ne tik supaprastina sistemos eksploataciją, bet ir padeda išvengti daugiareikšmiškumo. Kompiuterizuotos apskaitos sistemos modulinė struktūra, galinti atlikti paminėtas funkcijas, užtikrina kompiuterizuotos apskaitos operatyvumą, kompiuterizavimo išplėtimo bei funkcinių modulių galimybę.

 2.  Suderinamumas su kitomis sistemomis

Kompiuterizuotos apskaitos sistemai labai svarbus operacinės sistemos pobūdis – ji turi būti suderinta su kitomis sistemomis. Tokioms sistemoms charakteringas daugiaplatformiškumas, galimų duomenų bazių įvairovė, ryšys su išorinėmis bei vidinėmis sistemomis, su standartine programine įranga.

Daugiaplatformiškumas (galima dirbti keliose operacinėse sistemose). Dėl spartaus kompiuterinės industrijos vystymosi patartina rinktis tokią kompiuterinę apskaitos sistemą, kuria galima dirbti įvairiose operacinėse sistemose (10, p. 6). Ši suderinamumo su kitomis sistemomis savybė užtikrina kompiuterizuotos apskaitos sistemos patikimumą sparčiai vystantis kompiuterinei įrangai;

Galimų duomenų bazės valdymo sistemų įvairovė. Šis kriterijus daugiau aktualus didelėms įmonėms. Duomenų bazės valdymo sistemos (DBVS) neizoliuotos viena nuo kitos. Atskiros DBVS gali bendrauti tarpusavyje naudojant dinaminį apsikeitimą duomenimis. Dinaminis duomenų apsikeitimas (angl. DDE - Dynamic Data Exchange) įgalina perduoti duomenis iš vienos programos į kitą. DBVS dažnai naudojamas mechanizmas - duomenų eksportas-importas. Šiuo mechanizmu viena DBVS gali paruošti duomenis kitai DBVS arba priimti duomenis iš kitos DBVS (7). Ši savybė suteikia naudotojui DBVS pasirinkimo galimybę, t.y. naudotojas gali pasirinkti tą DBVS, kuria jam lengviau ar yra įpratęs dirbti.

Apibendrinant galima teigti, jog kompiuterinės apskaitos sistemą suderinus su kitomis sistemomis, buhalteriai gali vesti apskaitą žymiai patogiau.

3. Duomenų saugumas ir kontrolė

Kompiuterizuotos apskaitos sistemos duomenys turi būti apsaugoti nuo nesankcionuoto ir atsitiktinio klaidingo pakeitimo bei duomenų praradimo. Apsaugai užtikrinti naudojami slaptažodžiai, funkcijų paskirstymas tarp naudotojų, darbo kontrolinio žurnalo formavimas, įvedamų operacijų balanso kontrolė bei operacijų koregavimo apribojimas. Fiziniam duomenų saugumui naudojamas rezervinis kopijavimas.

Šį reikalavimą apibūdinantys kriterijai:

  1. Slaptažodžiai. Naudojant kelių lygių slaptažodžių apsaugą suteikiamas tam tikras apsaugos lygis - naudojama sistema apsaugoma nuo piktnaudžiavimų ir leidžiama paskirstyti sistemos funkcijas tarp darbuotojų taip, kad jie negalėtų atlikti jiems uždraustų veiksmų ;
  2. funkcijų paskirstymas tarp darbuotojų. Įsigyjant apskaitos sistemą reikia pasidomėti kokios funkcijos leidžiamos atskiriems vartotojams;
  3. rezervinis kopijavimas – padeda užtikrinti visišką duomenų fizinį saugumą. Norint duomenis apsaugoti nuo praradimo, juos reikia išsaugoti dvejuose diskuose - praradus duomenis viename diske, jie išsaugomi kitame.;
  4. darbo kontrolinio žurnalo formavimas. Šis kriterijus tampa aktualus, kai su sistema dirba daug darbuotojų ir atsakomybei išlaikyti būtina formuoti darbo kontrolinį žurnalą, kuris fiksuotų atliekamas darbuotojų operacijas;
  5. operacijų koregavimo apribojimas – duomenų saugumui užtikrinti;
  6. įvedamų operacijų balanso kontrolė. Kompiuterizuotos apskaitos sistemos kontroliuoja, ar įvestos operacijos išlaiko balansą. Pavyzdžiui, sąskaitų likučių koregavimas galimas tik pirmam ataskaitiniam laikotarpiui ir pakeitimai išsaugomi tik tada, jeigu yra išlaikomas sąskaitų balansas, t.y. debetas atitinka kreditą.

Kompiuterizuotos apskaitos sistemoje užtikrinus paminėtas saugumo funkcijas, atliekamos apsaugos nuo nesankcionuotų veiksmų bei duomenų patikimumo funkcijos.

 4. Lankstumas

Duomenų apdorojimo technikos požiūriu šis reikalavimas reiškia greitą prisitaikymą prie pakitusių išorinių sąlygų. Lankstumo reikalavimą apsprendžia šie kriterijai:

  1. standartinių ataskaitų modifikavimas.  Standartinis paketas – tai kompromisas tarp to, ką siūlo gamintojas ir tarp to, ko vartotojas idealiai norėtų. Daugumai šis kompromisas yra priimtinas. Prieš lankantis pas apskaitos sistemų tiekėjus, reikia sudaryti sąrašą esminių specifinių  įmonės apskaitos savybių ir išsiaiškinti, kokiomis priemonėmis programų paketas gali jas realizuoti. Lanksčių sistemų pritaikymas konkrečios įmonės poreikiams nereikalauja jos programos keitimo. Tai atliekama parametrizavimu, nustatant atitinkamas sistemos parametrų reikšmes (10, p. 6). Skirtingoms įmonėms naudojant tą pačią kompiuterizuotos apskaitos sistemą, gali šiek tiek skirtis ataskaitų forma, todėl svarbu, kad būtų palikta galimybė modifikuoti standartines ataskaitas;
  2. ataskaitų generatorius (programinė ataskaitų formų kūrimo priemonė) ir jo paprastumas. Kartais ataskaitų generatoriai yra sudėtingi, reikalaujantys programavimo įgūdžių, todėl renkantis kompiuterinę apskaitos sistemą, patartina įvertinti ataskaitų generatoriaus panaudojimo paprastumą (10, p. 6);
  3. programų modifikavimas. Reikėtų atsižvelgti į programavimo priemones bei patikimumo laipsnį. Svarbu, kas modifikuos sistemą: jei įmonėje dirbantis specialistas, gali būti panaikinta galimybė instaliuoti naujesnę programos versiją.

Papildomo programavimo kaina visuomet yra didelė, lyginant su pradine programinės įrangos paketo kaina. Papildomai programuojant mokama už tiesiogines darbo sąnaudas, o ne už dalį, tenkančią vienam vartotojui.Modifikuota sistema gali būti mažiau patikima, lyginant su originalia; tai labai priklauso nuo atliktų pakeitimų prigimties ir apimties. Be to, modifikuotos sistemos vartotojas ateityje gali susidurti su sunkumais, įsigyjant programinės įrangos gamintojo siūlomas naujas apskaitos sistemos versijas. Blogiausiu atveju programinės įrangos gamintojas gali net atsisakyti prižiūrėti modifikuotą sistemą. (10, p. 7)

Taigi, renkantis kompiuterizuotos apskaitos sistemą, reikėtų pasirinkti lankstumu pasižyminčią kompiuterizuotos apskaitos sistemą, nes tokia sistema gali labiau patenkinti įmonės poreikius apskaitai.

5. Naudojimo patogumas

Kompiuterizuotos apskaitos sistema turi būti patogi naudoti. Tai pasiekiama apskaitos automatizavimu, įprastais įvedimo ekranais, logiška meniu struktūra, greita pirminių duomenų paieška, išsamiais patarimais, daugiakalbiškumu bei detalia dokumentacija.

6. Diegimas ir priežiūra

Norint įsigyti kompiuterizuotos apskaitos sistemą, reikia atsižvelgti, kad būtų patogu ją diegti bei platintojai užtikrintų tos programos priežiūrą. Tai galima pasiekti įvertinant platintojų tinklą bei jų patirtį, instaliacijų skaičių bei priežiūros sąlygas.

Pasak doc.dr. Č.Ratkevičiaus, norint užsitikrinti kompiuterizuotos apskaitos patikimumu, reikėtų pasidomėti apie programos platintojų tinklą bei jų patirtį, t.y. kiek prie tos programos dirba projektuotojų, kiek turi konsultantų. Reikia įvertinti, ar tobulinama programa, ar turi pakankamai konsultantų, kad pajėgtų iškilus problemai pakonsultuoti. Neigiamai vertinama, jei projektuotojai atlieka diegėjo, konsultanto ir programuotojo darbus. Ne pro šalį būtų pasidomėti ir tą programą aptarnaujančių asmenų patirtimi. Kuo ji didesnė – tuo didesnė tikimybė, kad daugelis su ta programa problemų jau išspręsta ir kad programa yra patikima.

Instaliacijų skaičius (sistemos, modulių, giminingose įmonėse)parodo, kiek ši programa yra populiari tarp naudotojų, ar naudotojai noriai diegia tam tikrą kompiuterizuotos apskaitos sistemą. Ypač reikėtų pasidomėti, kiek instaliuota giminingose įmonėse. Tai gali padėti atskleisti programos tinkamumą tai veiklos sričiai.

Priežiūros sąlygos – taip pat būtina sąlyga kompiuterinėms apskaitos sistemoms. Įdiegus kompiuterinę apskaitos sistemą, gali atsirasti programoje probleminių situacijų. Todėl būtina užsitikrinti programos priežiūrą. Į šią sąvoką įeina ir programos atnaujinimas, jei yra sukuriama nauja tos programos versija.

Įvertinant kompiuterizuotos apskaitos sistemos įdiegimą ir priežiūrą, įmonė turi įvertinti ne tik įmonės, bet ir programos patikimumą, tuo užsitikrindama, kad kompiuterizuotos apskaitos sistema veiks patikimai, o iškilus problemai, ją profesionalūs darbuotojai, ištaisys ar, esant reikalui, bus sutekta konsultacija.

Visos šiuolaikinės kompiuterizuotos apskaitos sistemos yra modulinės struktūros, t.y. visa apskaitos sistema pagal apskaitos objektą suskirstoma į tam tikrus modulius. Tai ypač patogu įmonėms, kurios perka modulius, atitinkančius jų specifikaciją. Visos standartinės programos atlieka pagrindines buhalterines funkcijas: galima gauti įvairias finansines ataskaitas, tvarkyti pirkimų, pardavimų bei atsargų apskaitą, pildyti bei spausdinti mokėjimo dokumentus. Bendrais bruožais trumpai apibūdinsime, ką galima atlikti pagrindiniais programų moduliais.

 1.  Didžiosios Knygos modulis

Modulis „Didžioji knyga“ yra vienas svarbiausių. Tai pagrindinis apskaitos registras, kuriame sisteminami ir kaupiami duomenys iš visų kitų apskaitos žurnalų, galima tvarkyti apskaitos žurnalus, gauti ūkinių – finansinių operacijų sąrašą, sąskaitų likučius, apyvartas, balansą, pelno/nuostolio ir kitas finansinių rodiklių ataskaitas, reikalingas įmonės ūkinės – finansinės veiklos analizei. Todėl šiame modulyje yra svarbios šios savybės:

  1. daugiamatiškumas – tai sąskaitos smulkinimas į subsąskaitas (sąskaitų detalizavimas). Detalizuojant sąskaitas, iškyla problema: susidaro labai didelis sąskaitų planas, todėl detalizuojama pagal tam tikrus kriterijus – padalinius, projektus ir pan. Pagal sudarytą kriterijų schemą sistema nurodys užklausą, į kokį padalinį ar projektą permesti tam tikrą sumą. Tokiu būdu sąskaitų planas neišsiplės. Ši savybė labai svarbi, norint turėti pajamų ir išlaidų analizės galimybes. Pavyzdžiui, išskirstant elektros energijos sąnaudas padaliniams, bus galimybė analizuoti pagal išlaidų centrus.
  2. daugiavaliutiškumas;
  3. konsolidacija. Gali būti įvairių tipų: a) leidžia apjungti kelių įmonių duomenis; b) leidžia sujungti kelių sąskaitų planų duomenis; c) leidžia apjungti skirtingų apyskaitinių laikotarpių duomenis;
  4. biudžeto formavimo galimybės;
  5. autopaskirstymas. Norint paskirstyti, pavyzdžiui, išlaidas, įvedus sumą, sistema pati suformuoja operacijas, paskaičiuoja ir paskirsto išlaidas padaliniams ar tam tikriems apskaitos barams;
  6. situacinės buhalterinės operacijos. Tai modeliavimo galimybė, kuri, pateikus užklausimą, atlieka ateities prognozavimą.

 2.  Pirkimų/Pardavimų modulis

Pirkimų moduliu galima registruoti visas operacijas apie prekių, žaliavų, atsargų ar ilgalaikio turto įsigijimą, apie įmonei suteiktas paslaugas ir atliktus darbus, sąskaitas – faktūras, ruošti ir spausdinti išankstinius pirkimų užsakymus tiekėjams. Pardavimų moduliu galima registruoti visas operacijas apie prekių, pagamintos produkcijos ar ilgalaikio turto pardavimą, apie įmonės suteiktas paslaugas, ruošti ir spausdinti sąskaitas, sąskaitas – faktūras arba PVM sąskaitas – faktūras, registruoti pirkėjų avansinius mokėjimus, atsiskaitymus už parduotas prekes ar suteiktas paslaugas.

Pirkimų/ Pardavimų moduliams būtinos šios funkcijos:

  1. pardavimo kainų formavimas;
  2. nuolaidų mechanizmas – nuolaidos gali būti įvairaus pobūdžio: nuo pirkimo sumos, sezoninės nuolaidos, nuolaidos tam tikram laikotarpiui;
  3. daliniai ir išankstiniai mokėjimai. Šis reikalavimas aktualus todėl, kad svarbu matyti ne tik bendrą padengtą sumą, bet ir kiekvieno dalinio mokėjimo datą bei sumą;
  4. apmokėjimo kontrolė. Užsienio kompiuterizuotos apskaitos sistemose apmokėjimo kontrolė yra „ideali”: sistemos formuoja priminimo laiškus, kurių tekstus gali įvesti pats vartotojas. Ši savybė ypač svarbi, jei įmonė turi daug pirkėjų. Priklausomai nuo skolos laiko ir sumos formuojami tam tikro turinio laiškai;
  5. pinigų srautų planavimas – tai pinigų judėjimo ateityje imitacinė priemonė. Prognozuodama sistema gali atsižvelgti ne tik į normatyvinius terminus, bet ir į mokėjimo įpročius;
  6. mokėjimo pasiūlymo formavimas (mokestinis reikalavimas);
  7. prekių grąžinimas.

Pastebėta, jog lietuviškos kompiuterinės apskaitos sistemos labai gerai atspindi einamąją padėtį, tačiau mažiau dėmesio skiria modifikavimui bei prognozavimui.

3. Darbo užmokesčio apskaitos modulis

Darbo užmokesčio apskaitos moduliu galima skaičiuoti atlyginimą pagal darbo laiką, vienetinį atlyginimą, apskaičiuoti išmokas už atostogas, išeities, nedarbingumo pašalpas, kompensacijas už nepanaudotas atostogas, premijas ir įvairius priedus, apskaičiuoti visus privalomus mokesčius, draudimą, paskolas, alimentus, atspausdinti pažymas apie darbo užmokestį, algalapį, kasos išlaidų orderius, išmokėjimo žiniaraštį, dokumentus socialinio draudimo inspekcijai, bankui, paštams. Šis modulis priima duomenis iš darbuotojo darbo laiko apskaitos kortelės, kitų ataskaitų ir suformuoja atsiskaitymo kvitus, darbo užmokesčio ataskaitas bei darbo analizės ataskaitas.

Darytina išvada, jog, vadovaujantis išvardintais reikalavimais kompiuterinei apskaitos sistemai, padidėja teisingo kompiuterinės apskaitos programos pasirinkimo galimybė.

4. Atsargų (sandėlio) modulis

Atsargų (sandėlio) moduliu galima apskaičiuoti atsargų savikainą, naudojant vieno iš keleto savikainos apskaitos metodų (FIFO, LIFO, paskutinio pirkimo, standartinės kainos, vidurkio), nurašyti atsargas kiekine ir pinigine išraiška, užpajamuoti atsargas, apskaityti atsargų likučius įvairiuose įmonės padaliniuose, perduoti atsargas iš vienų padalinių į kitus, spausdinti sunaudotų atsargų nurašymo aktus, vidinių perdavimų dokumentus. Moduliui keliami šie reikalavimai:

  1. kelių sandėlių apskaita gali būti vedama kiekviename sandėlyje atskirai;
  2. gaminio struktūros aprašymas – tai leidžia suformuoti detalias sąskaitas, automatiškai apskaityti likučius sandėlyje;
  3. vertybių galiojimo laiko kontrolė - leidžia įmonei automatiškai kontroliuoti galiojimo laiko pabaigą. Galiojimo laikui baigiantis, kompiuterizuotos apskaitos sistema įspėja įmonės buhalterį;
  4. serijinių numerių kontrolė – ši savybė aktuali, kuomet įmonė teikia garantijas gaminiams;
  5. matavimo vienetų kaita. Produktai gali būti matuojami įvairiais vienetais: kilogramais, vienetais, kubiniais metrais, dėžėmis ir pan. Matavimo vienetų kaitos savybė ypač svarbi, kai įmonės produktų matavimo vienetai keičiasi;
  6. vertybių savikainos koregavimas.  Čia įskaitoma ne tik pačių atsargų savikaina, bet ir paslaugų kaina, susijusi su šiomis atsargomis. Pavyzdžiui, atvežimo, sandėliavimo, supjovimo, detalių gamybos, atliekų ir pan. išlaidos gali būti įskaičiuojamos į atsargų savikainą;
  7. vertybių užsakymo pasiūlymo formavimas - buhalteris gali suformuoti vertybių užsakymo pasiūlymą, t.y. išrašyti sąskaitą-faktūrą.